FASILITAS PENGOLAHAN DAN PENGGABUNGAN KATA

OLEH : yota ,b .its

Kemajuan teknologi elektronik semakin banyak merambah ha,pir disetiap aspek bidang kehidupan manusia, baik di bidamg telekomunikasi, administrasi dan perkantoran. Perusahaan bahkan kebutuhan rumah tangga, tidak lepas dari teknologi elektronik.
Teknologi computer menawarkan bernagai kemudahan dengan kecanggihannya untuk mengerjakan pengolahan data dengan cepat, akurat, dan efisien, bahkan saat ini teknologi komputer dipadukan dengan teknologi komunikasi yang kemampuannya dapat menjelajah informasi pelosok dunia seperti internet.
Membicarak tentang komputer, maka dalam kerangka berpikir kita tidak lepas dari apa yang dinakmakan dengan sistem. Sistem merupakam kumpulan dari bagian-bagian/subsistem yang terkait menjadi satu/ terpadu dan membentuk mekanisme kerja yang memberikan fungsi dan manfaat tertentu.
Komputer merupakan suatu rangkaian peralatan elektronik yang bekerja secarabersama-sama. Dapat melakukan rangkaian pekerjaan secara otomatis melalui instruksi/ program yang sama diberika kepada komputer, dan alat pengolah data menjadi informasi melaui proses tertentu.
Hubungan ketiga komponen terdiri dari brainware (user), perangkat keras (hardware), dan perangkat lunak (software) merupakan suatu sistem yang tidak dapat dipisahkanuntuk mencapai fungsi komputer sebagai produk teknologi canggih. Hardware sebagai komponen-komponen fisik dari sistem komputerbekerja secara bersama-sama dengan unsur lainnya. Ketiga komponen tersebut akan melakukan proses input data, processing, dan output yang berupa produk informasi.
Komputer sebagai produk teknologi memiliki keunggulan antara lain : (1) mampu berakses dengan cepat dan tepat, (2) menghasilkan informasi dari data yang lampau, (3) mampu memproses data yang sangat besar menjadi informasi, (4) mampu menyimpan data yang sangat banyak ( sampai giga byte ), (5) mampu melakukan imp[orting dan eksporting data yang dirancang secara khusus.
Komputer dapat bekerja menurut perintah manusia yang menggunakannya. Manusia memberi perintah komputer dengan menggunakan bahasa manusia. Dengan batuan penterjemah (interpreter/ campiler ), bahasa manusia ( source program ) diterjemahkan dalam bahasa mesin ( object program ) yang dimengerti oleh komputer. Istilah program yang berarti kumpulan dari perintah yang diberikan oleh manusia kepada software yang dapat dimengerti oleh komputer akan menghasilkan produk informasi sesuai dengan input data yang telah dilakukan.

A. Menggunakan Fasilitas Pengolahan dan Penggabungan kata
Menu yang digunakan untuk pengolahan dan penggabungan kata yang pernah diketik pada naskah (dengan cara mencari dan mengganti kata yang lama dengan kata yang baru, dan menggabungkannya dalam berkas/ dokumen) adalah menu edit pada sub menu find dan replace.
1. Submenu Find dan Replace
Secara umum kegunaan perintah find adalah untuk mencari kata yang diperlukan dengan mudah dan cepat dalam suatu dokumen.
a) Penggunaan Fasilitas Find
Jika dokumen yang dijalankan datanya sudah relatif banyak maka pencarian kata yang kurang baik atau kurang pas akan terasa sulit. Tetapi dengan memanfaatkan perintah find semua kebutuhan tersebut tidak menjadi masalah. Fasilitas pencarian ini berada di bawah menu edit. Setelah menu edit tampil, kemudian klik submenu find.
Langkah-langkah yang dilakukan antara lain sebagai berikut.
1) Buka dokumen yang akan dimodifikasi.
2) Klik menu edit.
3) Klik submenu find and replace.
4) Klik more untuk menampilkan semua fasilitas yang ada di kotak dialog.
5) Ketikkan kata yang akan dicari di kotak find what misalnya kata CERATIVE COMPUTER.
6) Klik find next. Jika kata yang akan dicari tidak ada lagi tekan tombol close.
b) Penggunaan Fasilitas Replace
Langkah-langkah yang dilakukan antara lain sebagai berikut.
1. Replace, Replace with isikan teks penggantinya.
2. Klik Replace untuk mengganti satu persatu.
3. Klik Replace All mengganti semua tanpa konfirmasi.
Tampilan dalam layar monitor untuk penggunaan Find, Replace, dan Go To.
B. Menggunakan Menu Insert dan Menu yang Berkaitan dengan Setting Halaman untuk Mengelola Dokumen
1. Menu Insert
Menu insert digunakan untuk menyisipkan, membuat atau menambahkan penomoran halaman, tanggal, dan waktu yang berlaku saat ini, menyisipkan simbol, menyisipkan gambar, dan lain-lain.
a) Contoh Penggunaan Menu Insert
Dalam menu insert kita dapat membuat atau menyisipkan gambar atau kata maupun kalimat yang terdapat dalam file lain.
Membuat/ menyisipkan gambar
Fasilitas yang berhubungan dengan pembuatan gambar sangat penting ketika user menyusun suatu dokumen yang memerlukan ilustrasi tertentu. MS-Word juga dilengkapi fasilitas memadukan gambar dalam naskah, baik gambar dari ClipArt, Word Art, Autoshape, maupu dari From file.
a) Membuat ClipArt
Langkah-langkah yang dapat direferensikan untuk membuat atau menyisipkan gambar/ picture dalam ClipArt antara lain sebagai berikut.
(1) Pastikan posisi cursor tepat pada tempat yang akan digunakan untuk menyisipkan gamabar.
(2) Pilih dan klik insert pada pulldown picture untuk ClipArt.
(3) Klik gambar yang akan dipilih, klik icon insert clip.
(4) Klik tanda x untuk keluar dari layar ClipArt ke layar naskah.
(5) Atur ukuran gambar dengan menggeser tanda node di bagian pojok kanan bawah gambar.
b) AutoShape
Langkah-langkah yang dapat direferensikan untuk membuat gambar AutoShape antara lain sebagai berikut.
(1) Pilih menu Insert, Picture, AutoShape atau klik AutoShape Toolbar, pilih dan klik pilihan AutoShape yang disediakan.
(2) Pilih dan klik karakteristik gambar yang akan diinginkan.
(3) Klik di tempat di mana objek diletakkan.
2. Menu yang Berkaitan dengan Setting Halaman
Menu yang digunakan untuk setting/ pengaturan halaman dalam mengelola berkas atau dokumen adalah menu file dengan submenu page setup.
1. Pengertian Page Setup
Page Setup adalah submenu yang ada pada menu file digunakan untuk pengaturan batas halaman kertas dan ukuran kertas.
2. Tampilan Submenu Page Setup
Tampilan submenu page setup terdiri dari berikut ini.
a. Margins
Digunakan untuk mengatur batas-batas kertas yaitu :
- Batas atas (Top)
- Batas bawah (Bottom)
- Batas kiri (Left)
- Batas kanan (Right)
Langkah-langkah yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut.
- Klik paper size
- Klik tombol drop down yang berada di kotak paper size. Kotak dialog akan terbuka dengan menampilkan kotak daftar ukuran kertas yang ada misalnya A4, A5, B5, legal, letter dan lain-lain.
- Jika ukuran yang ada tidak sesuai dengan keinginan, maka user dapat memilih sesuai keinginan dengan menekan tombol drop ke atas atau ke bawah untuk mengubah lebar isi dokumen di kolom width. Demikian juga untuk mengatur panjang isi dokumen dengan menekan tombol drop ke atas atau ke bawah di kolom height. Semua perubahan pada pengaturan ukuran isi dokumen tersebut akan terlihat di jendela preview.
- Klik Ok untuk menutup kotak dialog.

3. Contoh Penggunaan Submenu Page Setup dalam Pembuatan Teks
Untuk membuat teks, langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut.
a. Terlebih dahulu buka program MS-Word, lakukan langkah berikut.
- Klik start
- Pilih program
- Pilih submenu program MS-Word
b. Setelah lembar kerja MS-Word tampil, langkah berikutnya adalah mengatur halaman lembar kerja, yaitu:
- Klik menu file
- Klik submenu pagesetup
- Klik di bagian margins untuk mengatur batas-batas kertas
- Klik di bagian paper size untuk mengatur ukuran kertas yang akan digunakan.
c. Buatlah teks/ ketik teks sesuai dengan keinginan untuk mengatur format teks, MS-Word menyediakan fasilitas perataan teks dengan empat macam pilihan.
d.
C. Mengatur Orientasi Halaman ( Portrait atau Landscape )
1. Pengertian
Pengaturan tata letak naskah pada lembar kerja menggunakan menu File, submenu page setup dibagian orientation.
Pengaturan halaman terdiri dari berikut.
a) Portait (pengaturan posisi teks secara vertikal/ tegak lurus)
Yaitu naskah atau teks berada pada posisi vertikal (dari atas ke bawah)
b) Landscape (pengeturan posisi teks secara horizontal/ melebar)
Yaitu naskah/ teks berada pada posisi horizontal (daro kiri ke kanan)

D. Membuat Tabel dengan Berbagai Format
1. Pengertian
Tabel adalah suatu format tampilan yang terdiri dari kolom dan baris, pertemuan kolom dan baris itu disebut sel.
2. Cara Membuat Tabel
Dalam program Microsoft Word terdapat aplikasi yang dilengkapi dengan berbagai fasilitas pembuatan table.
a. Membuat Tabel
1. Pengoperasian Tabel dalam Program MS-Word
a. Melalui Icon Tabel
Langkah-langkah yang dilakukan untuk membuat tabel melalui icon table antara lain sebagai berikut.
(1) Tempatkan cursor pada posisi table yang dinginkan.
(2) Klik icon Insert Table pada toolbar. Grid tabel terbika dengan menampilkan variasi jumlah kolom dan baris.
(3) Drag pada grid tersebut untuk menentukan jumlah kolom dan baris table yang diinginkan.
(4) Klik dan lepaskan tombol mouse pada tempat yang diinginkan. Word membuat tabel sesuai dengan pilihan.
b. Membuat Tabel melalui Kotak Dialog
(1) Tempatkan cursor pada posisi tabel yang diinginkan.
(2) Arahkan cursor pada baris menu table. Arahkan pada pulldown Insert Table.
(3) Dalam kotak teks Number of columns, tentukan jumlah kolom yang diinginkan.
(4) Dalam kotak teks Number of rows, tentukan jumlah baris yang diinginkan.
(5) Variasi tabel dapat ditentukan pada jendela Autoformat dengan cara memilih jenis tabel yang diinginkan.
(6) Tentukan AutoFit Behavior yang disediakan antara lain: Fixed column width (Auto: lembar bidang dibagi rata jumlah kolom, angka: lebar kolom ditentukan oleh angka) Autofit to contents kolom lebar data yang dimasukkan dalam tabel, AutoFit to window: lebar bidang tulis dibagi rata dengan jumlah kolom.
(7) Klik Ok. Secara otomatis Word membuat tabel tersebut pada lembar kerja yang ada.
2. Teknik Membuat Tabel
a) Mengatur Lebar Kolom atau Baris
Langkah-langkah yang dilakukan untuk mengatur lebar kolom atau baris antara lain sebagai berikut.
1. Pastikan tabel telah terbuat.
(2) Blok salah satu kolom yang akan diatur lebar kolom dan barisnya.
(3) Klik baris menu table.
(4) Klik table properties. Kotak dialog akan terbuka dengan menampilkan alternatif Table, Row, Column, Cell, dan Size.
(5) Klik Column untuk mengatur lebar kolom. Kotak dialog akan terbuka dengan menampilkan size preferred width. Drag sesuai dengan keinginan.
(6) Klik Row untuk mengatur lebar baris. Kotak dialog terbuka dengan menampilkan specify height. Drag sesuai dengan keinginan. Pengaturan lebar kolom dan baris secara otomatis sudah berubah sesuai dengan keinginan.
b) Menyisipkan Baris atau Kolom pada Tabel
1) Pastikan tabel telah terbuat.
2) Pastikan posisi cursor pada bagian tabel yang akan disisipi.
3) Pilih menu tabel pulldown Insert.
4) Klik beberapa pilihan yang ditawarkan antara lain sebagai berikut.
(a) Pilih column to the left/ right untuk menyisipkan kolom sebelah kiri atau kanan cursor.
(b) Pilih Row Above/ Below untuk menyisipkan baris di atas atau di bawah cursor.
(c) Pilih Cells untuk menyisipkan sel ke kanan atau bawah, satu baris atau satu kolom.
c) Menggabung dan Mengubah/ Memecah Kolom/ Sel
1. Menggabung Kolom/ Sel
Menggabungkan sel yang dimaksud adalah dengan membuang kolom atau baris yang ditandai dengan blok, kolom dan atau baris akan bersatu (merge cells).
Langkah-langkah yang dilakukan untuk menggabungkan sel dan atau kolom antara lain sebagai berikut.
(a) Blok sua atau lebih sel dan atau kolom yang akan digabung.
(b) Pilih baris menu table.
(c) Pilih dan klik pulldown merge cells. Secara otomatis tabel dalam lembar kerja akan tergabung dalam waktu singkat.
2. Memecah Sel/ Kolom
Langkah-langkah yang dilakukan untuk menggabung sel dan atau kolom antara lain:
(a) Blok dua atau lebih sel dan atau kolom yang akan dipecah.
(b) Pilih baris menu table.
(c) Pilih dan klik pulldown split cells. Kotak dialog terbuka dengan menampilkan number of columns dan number of row.
(d) Tentukan nomor columns dan row yang akan dipecah.
(e) Klik Ok. Secara otomatis dalam waktu singkat tabel dalam lembar kerja akan terpecah sesuai dengan perintah dalam jendela split cells.
d) Mengatur Border dan Shading dalam Tabel
Langkah-langkah yang dilakukan untuk mengatur border dan shading dalam tabel antara lain:
1. Blok bagian tabel/ letakkan cursor pada bagian yang akan diatur.
2. Pilih baris menu tabel pulldown AutoFormat, kotak dialog akan terbuka dengan menampilkan category, table style, new, delete, modify, default, preview, apply.
3. Klik modify. Kotak dialog akan terbuka dengan menampilkan modify style.
4. Klik Format, alternatif pilihan yang ada antara lain table properties, boeder and shading, stripes, font, paragraph, dan tabs.
5. klik table properties. Kotak dialog terbuka dengan menampilkan table, row, column, cells, alignment.
6. Pilih spesifikasi tersebut.
7. Klik border and shading. Kotak dialog terbuka dengan menampilkan pilihan border and shading.
8. Klik Ok pada table properties.
9. Klik pada modify style.
10. Klik Apply pada table Autoformat. Secara otomatis dalam waktu singkat menampilkan hasil setting yang dibuat pada lembar kerja layar monitor.
e) Mengurutkan Data pada Tabel
1. Blok tabel.
2. Pilih menu Table kemudian Sort.
3. Pengurutan berdasarkan data di kolom yang dipilih di Sort by.
4. Urutan data secara menarik atau menurun (ascending atau descending).
5. Setelah pengurutan pertama, ditentukan lagi urutan kedua dan selanjutnya berdasarkan pilihan di Then by (bila diperlukan).
6. Klik Ok.
f) Mengolah Data pada Tabel
Data yang ada di tabel yang berjenis numeric atau angka dapat kita olah dengan operasi matematik sederhana (+, -, *, / ,dan sebagainya). Penamaan kolom, baris serta sel pada tabel. Kolom pertama dari suatu tabel dinamakan kolon A, B, C dan seterusnya sampai dengan kolom IB (huruf). Baris pertama ditandai dnegan angka dari suatu tabel dinamakan baris 1, 2, 3, sampai dengan 65.536 baris. Sel adalah pertemuan antara kolom dan baris. Misalnya sel A2 artinya kolom A baris ke-2.
Langkah-langkah yang dilakukan untuk mengolah data pada tabel antara lain :
(1) isikan data di sel C3 dan D3;
(2) letakan cursor di E3;
(3) pilih menu table, Formula;
(4) isian Formula: = AVERAGE (left);
(5) isian Number format;
(6) pilih format tampilan angka, dengan desimal, pemisahan ribuan atau tidak.
(7) paste function
dengan cara memasukan rumus atau fungsi yang disediakan Word.
(8) klik OK. Dengan demikian pada sel E2 akan muncul hasil perhitungan rumus yang diinginkan.
No.
NAMA
NILAI
Rata-rata
Word
Exel
1.
D.A. Sutatmi
95
97
AVERAGE (left)
2.
Drs. Supriyanto
85
90
87.50
3.
Maslikhah, S.Ag, M.Si
90
98
94.00
4.
Ir. Bambang
75
85
80.00
5.
Ady Suranto
97
80
88.50
Nilai ter tinggi
Nilai ter rendah
97
75
= MAX(above)
= MIN (D3:D7)

E. Mengedit Tabel
Mengedit tabel adalah memperbaiki tabel dengan cara menambah, mengurangi, atau menghapus.
Menghapus Baris atau Kolom
Untuk menghapus baris atau kolom ada dua cara, yaitu melalui menu atau icon toolbar.
a. Dengan menu
Langkah-langkah yang dilakukan untuk menghapus baris atau kolom dengan menu antra lain :
1. blok atau tempatkan cursor pada bagian kolom atau baris yang akan dihapus.
2. pilih pada baris menu Table. Klik menu Table.
3. pilih dan klik delete pada kolom atau baris yang dikehendaki.
b. Dengan Icon Tollbar
Langkah-langkah yang dilakukan untuk menghapus baris atau kolom antara lain :
1. tempatkan cursor dan blok pada bagian kolom atau baris yang akan dihapus.
2. klik pada icon gunting atau tekan tombol backspace pada keyboard.
3.
F. Membuat WordArt dan Menyisipkan dalam Dokumen/ Berkas
1. Pengertian
WordArt (teks hias) adalah fasilitas artistik yang disediakan oleh MS-Word untuk mempercantik dan memperindah tampilan dari teks pada naskah yang dibuat di lembar kerja Word.
2. Langkah Pembuatan WordArt dan Menyisipkannya dalam Berkas
a. Langkah Pembuatan WordArt
Sebagaimana ClipArt, AutoShape, WordArt dalam program MS-Word merupakan aplikasi tambahan untuk menciptakan efek-efek khusus sehingga akan mempercantik tampilan teks yang dibuat.
Langkah-langkah yang dapat direferensikan untuk membuat WordArt antara lain sebagai berikut.
1) Klik icon WordArt pada toolbar drawing atau melalui menu Insert, Picture, WordArt.
2) Pilih dan klik model karakter tulisan yang disediakan.
3) Klik Ok, maka akan muncul kotak dialog.
4) Tekan tombol backspace/ delete pada keyboard untuk menghapus tampilan awal..
5) Ketik teks yang diinginkan.
6) Pilih font, size, dan style.
7) Klik Ok, maka akan muncul tampilan.
b. Bentuk-bentuk WordArt ( WordArt Shape )
Ada terdapat 40 bentuk WordArt dalam WordArt Shape yang dapat kita pilih. Langkah-langkah pemilihan bentuk-bentuk WordArt tersebut adalah sebagai berikut.
1. Lakukan pengaktifan WordArt yang telah dibuat dengan cara mengklik menu WordArt.
2. Setelah pengaktifan menu WordArt maka akan muncul toolbar WordArt.
3. Kemudian kliklah tool WordArt Shape, untuk menampilkan tampilan pilihan WordArt Shape.
4. tampila pilihan WordArt Shape tersebut ditunjukan untuk memudahkan kita dalam menentukan bentuk huruf yang kita kehendaki. Jika salah satu atau beberapa bentuk yang dikehendaki kita klik maka akan muncul tampilan.
c. Menyisipkan WordArt dan Gambar pada Teks Dokumen/ berkas
Dalam teks dokumen/ berkas atau naskah kita dapat menyisipkan WordArt yang telah dibuat. Langkah-langkah yang dilakukan hampir sama dengan saat melakukan penyisipan gambar dari ClipArt, yaitu dengan cara berikut ini.
1) Pastikan cursor berada pada tempat yang akan digunakan untuk menyisipkan WordArt dalam dokumen/ teks naskah.
2) Kliklah menu Insert dan pilih pulldown picture untuk WordArt.
3) Kemudian tahapan seperti yang dijelaskan dalam langkah pembuatan WordArt.
4) Kliklah WordArt yang telah dibuat untuk menampilkan menu WordArt.
5) Kliklah menu format hingga muncul tampilan.
6) Kliklah menu layout, kemudian pilihlah salah satu bentuk wrapping style yang diinginkan. Sebagai contoh, kita akan pilih bentuk wrapping style square, kemudian kliklah Ok.